La collection Greenstone Archive utilise le plugin "E-mail", qui traite les fichiers aux formats e-mail. Dans ce cas, il y a un fichier par mois et par liste de diffusion, et chaque fichier contient de nombreux messages. Le plugin E-mail les éclate en documents individuels et produit les métadonnées Title, Subject, Headers (en option), From, FromName, FromAddr, Date et DateText.
description2=Le fichier de configuration de la collection débute avec la spécification groupsize 200. Ceci regroupe les documents par groupes de 200. Les collections E-mail sont constituées habituellement de plusieurs documents de petite taille; leur regroupement évite l'augmentation excessive des structures de fichier internes de Greenstone et l'occupation de plus d'espace disque que nécessaire. Notez que le plugin E-mail éclate d'abord les fichiers d'entrée à traiter en E-mail individuels, ensuite groupsize procède à leur regroupement. Ceci permet au créateur de la collection de contrôler ce qui se passe.
description3=La ligne des indexes précise trois indexes de recherche qui peuvent être vus en cliquant à côté du mot "Message" de la page de recherche pour révéler un menu déroulant. Le premier (appelé Messages) est créé à partir du texte du document, tandis que les autres sont formés à partir des méta-données From et Subject.
description4=Il existe trois classificateurs basés sur les méta-données Subject, FromName et Date. Le classificateur AZCompactList utilisé pour les deux premiers est semblable à "AZList", mais en outre il génère un rayon de bibliothèque pour les articles dupliqués, comme illustré ici. Il est représenté par une structure arborescente dont les nœuds sont soit des nœuds de feuille représentant les documents, soit des nœuds internes. Une Méta-donnée appelée "Numleafdocs" donne le nombre total de documents sous un nœud interne. Les déclarations de format pour le premier classificateur, appelé CL1VList, vérifie si cette méta-donnée existe, auquel cas le nœud doit être d'une part interne et d'autre part libellé par son "Title" (Titre). Sinon le nom du noeud commencera par le Subject qui fait le lien vers le document, suivi par la métadonnée FromName, avec un lien vers la "Recherche par expéditeur" et enfin par la DateText.
description5=Le deuxième classificateur (CL2Vlist) est similaire, mais fournit une information légèrement différente --le résultat peut être vu ici. Pour les nœuds internes, le nombre exact de documents en feuilles (numleafdocs) est donné entre parenthèses après Title. Pour les documents noeuds, les métadonnées suivantes seront visibles \: FromName, avec un lien vers la "Recherche par expéditeur", Subject (avec un lien vers le document), et DateText.
description6=Le troisième classificateur est un "DateList" qui permet une sélection par mois et par année.
description7=Pour finir, le document est mis en forme pour montrer les entêtes (FromName, DateText, Subjet, InReplyTo), suivis par le texte du message (écrit en tant que [Text] dans le format d'enregistrement). FromName est un lien vers une recherche sur ce nom, tandis que InReplyTo est un lien vers le message électronique auquel celui-ci se réfère.