Greenstone存档馆藏使用Email插件，这个插件处理email格式的文件。在本馆藏这，每个邮件列表每个月都有一个对应的文件， 而每个文件包含许多email消息。Email 插件将这些文件分成单个的文档，并生成标题、主题、发件人、 发件人名称、发件人地址、日期、日期文本、回复以及选择性的题名元数据。
description2=馆藏配置文件起始于groupsize 200设置。 这个设置将文档以200为单位分组。Email馆藏通常有许多小文档，而将这些小文档分成小组可避免Greenstone的内部 文件结构变得过于庞杂且占据不必要的磁盘空间。请注意Email插件首先将输入文件分成单个的email，然后groupsize 再将它们分组。这使得馆藏的设计者可以对过程加以控制。
description3=indexes行设置了3个供检索的索引，这可通过在搜索页面上 点击"消息"，产生一个下拉列表菜单。第一个（称为消息）是从文档文本中创建的，另外的选项是构建在发送人和 主题元数据上的。
description4=本馆藏有三个分类器，分别基于主题、发件人名称以及日期元数据。前面两个AZCompactList分类器 和AZList类似，但重复条目会以书架形式显示，如CL1所示。 这里是一个树型结构，其节点要么是代表文档的叶子节点，要么是内部节点。numleafdocs元数据记录了一个内部节点下的文档的总数。 第一个分类器的格式变量，CL1Vlist，判断这个元数据是否存在。如果存在则当前节点必然是一个内部节点，此时该节点用其题名所标识。 否则该节点的标签将首先显示主题元数据，且可以链接到该文档，然后显示发件人名称元数据，以及一个"按发送人搜索"的链接，接下来是日期文本。
description5=第二个分类器（CL2Vlist）与前面的类似，只是显示的信息稍有不同——如CL2所示。 对于内部节点而言，其叶子文档的数目（numleafdocs）用圆括号括起并显示在题名之后。对于文档节点则显示发件人名称、 以及一个"按发件人名称搜索"的链接， 主题（链接到文本）以及日期文本元数据。
description6=第三个分类器是DateList，可按月和年进行选择。
description7=最后，文档文本的显示格式是头字段（发件人名称、日期文本、主题、回复），接下来是消息文本（即格式变量中的[Text]）。 发件人名称所带的链接将对这个发件人名字进行搜索，而回复所带的链接指向所引用的email消息。