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L'interfaccia Greenstone Librarian è uno strumento per raccogliere documenti, aggiungere metadati e creare collezioni di biblioteche digitali. Fornisce accesso alle funzionalità del software Greenstone Digital Library tramite un'interfaccia grafica di tipo “punta e clicca”.

Questa sezione fornisce informazioni di base sull'interazione con l'interfaccia Librarian. Se avete familiarità con programmi quali Internet Explorer o Microsoft Office e sapete utilizzare il mouse e i menu, passate direttamente a . L'interfaccia Librarian segue le convenzioni di Microsoft Windows e si basa sulle conoscenze comuni di Windows. Qualsiasi parte dello schermo con cui interagisci, come un pulsante o un campo di testo, è chiamata “controllo”. In un dato momento, un controllo, chiamato “focus”, è evidenziato e risponde alla tastiera. Diversi controlli consentono di selezionare parti evidenziate in blu scuro. Alcuni controlli sono disattivati per indicare che sono disabilitati. È possibile spostare e fare clic con il tasto sinistro o destro del mouse come di consueto. Molti componenti consentono anche di “trascinare” cliccando e tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, spostandoli con il mouse e “rilasciandoli” altrove rilasciando il tasto. I potenziali destinazioni di rilascio cambiano aspetto quando un componente viene posizionato sopra di essi. È possibile utilizzare la tastiera per digitare nei campi di testo. Il tasto [Tab] consente di navigare tra più campi di testo. Uscire dal programma Librarian Interface scegliendo "Esci" dal menu "File". La tua collezione verrà salvata per prima.

Non bisogna leggere questo testo di aiuto fino in fondo! Basta leggere solo quanto basta per capire come ottenere aiuto quando ne avai bisogno. Facendo clic sull'icona "Aiuto" in un determinato contesto, viene visualizzato il testo di aiuto pertinente o viene contrassegnata la voce di aiuto pertinente con un'icona a forma di punto interrogativo. Per molti controlli, se si posiziona il mouse su di essi, appare una “didascalia” che ne spiega la funzione. Prima di utilizzare l'interfaccia Librarian, leggere attentamente la documentazione Greenstone.

Questa sezione illustra come creare, caricare, salvare ed eliminare collezioni.

Per creare una nuova collezione, apri il menu “File” e seleziona “Nuovo”. È necessario compilare diversi campi, ma se necessario è possibile modificarne i valori in un secondo momento nella vista Formato. Il “titolo della collezione” è il testo visualizzato nella parte superiore della pagina iniziale della tua collezione. Può essere di qualsiasi lunghezza. La “Descrizione del contenuto” dovrebbe descrivere, nel modo più dettagliato possibile, l'oggetto della collezione. Utilizzare il tasto [Invio] per suddividere il testo in paragrafi. Infine è necessario specificare se la nuova collezione avrà lo stesso aspetto e gli stessi set di metadati di una collezione esistente, oppure se si desidera avviare una “Nuova collezione” predefinita. Le nuove collezioni predefinite hanno una configurazione standard e utilizzano il set di metadati Dublin Core. Questi possono essere modificati in un secondo momento. Fai clic su “OK” per creare la collezione. Cliccando su “Annulla” si torna immediatamente alla schermata principale.

Salva regolarmente il tuo lavoro aprendo il menu “File” e selezionando “Salva”. Salvare una collezione non equivale a prepararla per l'uso in Greenstone (vedi ). L'interfaccia Librarian protegge il tuo lavoro salvandolo ogni volta che esci dal programma o carichi un'altra collezione. Le collezioni vengono salvate in una cartella all'interno della cartella “collect” dell'installazione di Greenstone, denominata con una versione abbreviata del nome della collezione. I documenti vengono salvati nella sottocartella “import”, mentre i metadati vengono salvati in file “metadata.xml” all'interno di questa cartella. Le informazioni di configurazione vengono salvate nel file “collect.cfg” all'interno della sottocartella ‘etc’. Alcune informazioni vengono salvate anche in un file denominato con il nome della collezione e con estensione “.col”.

Per aprire una collezione esistente, seleziona “Apri” dal menu ‘File’ per visualizzare la finestra Apri collezione. Viene visualizzato un elenco delle collezioni Greenstone. Selezionane una per visualizzarne la descrizione, quindi fai clic su “Apri” per caricarla. Nel caso in cui più programmi Greenstone Librarian Interface siano in esecuzione contemporaneamente, le directory pertinenti vengono “bloccate” per evitare interferenze. All'apertura di una collezione, viene creato un piccolo file di blocco temporaneo nella relativa cartella. Prima di aprire una collezione, l'interfaccia Librarian verifica che non esistano già file di blocco. Tuttavia, quando l'interfaccia Librarian viene chiusa prematuramente, il file di blocco viene talvolta lasciato nella sua posizione. Quando si apre una collezione di questo tipo, Librarian chiede se si desidera “rubare” il controllo della stessa. È possibile farlo tranquillamente, a meno che non si ritenga che qualcun altro stia attualmente lavorando sulla stessa collezione. Quando si apre una collezione che non è stata creata dall'interfaccia Greenstone Librarian, le verrà assegnato il set di metadati Dublin Core e tutti i metadati esistenti verranno importati così come sono quando si trascinano file con metadati esistenti. Il processo è descritto nella sezione .

Per eliminare definitivamente le collezioni dall'installazione di Greenstone, seleziona “Elimina...” dal menu ‘File’. Viene visualizzato un elenco delle collezioni. Selezionane una per visualizzarne la descrizione, quindi seleziona la casella nella parte inferiore della finestra di dialogo e fai clic su “Elimina”. Questa operazione è irreversibile, quindi fai attenzione.

La vista consente di scaricare risorse da Internet. Questa sezione illustra il processo di download dell'interfaccia Librarian.

Questa sezione descrive come configurare un'attività di download e controllare il processo di download. Accedere alla vista facendo clic sulla relativa scheda. La metà superiore dello schermo mostra i controlli di download. La metà inferiore è inizialmente vuota, ma mostrerà un elenco dei lavori di download in sospeso e completati. Esistono diversi protocolli che possono essere utilizzati per scaricare i record, elencati nella parte superiore sinistra della pagina. Web: scarica pagine web e file tramite HTTP e FTP. MediaWiki: scarica pagine web e file tramite HTTP da un sito web MediaWiki. OAI: scarica i record di metadati (e, facoltativamente, i documenti) da un server OAI-PMH (Open Archives Initiative). Z39.50: scarica i record MARC che corrispondono a un determinato criterio di ricerca da un server Z39.50. SRW: scarica i record MARCXML che corrispondono a un determinato criterio di ricerca da un server SRW. Selezionare il protocollo appropriato cliccandoci sopra nell'elenco a sinistra. Sul lato destro vengono visualizzate le opzioni disponibili per il protocollo di download selezionato. Per scoprire a cosa serve un'opzione, passare il mouse su di essa: apparirà una finestra che ne spiega il significato. Alcune opzioni sono “facoltative”: sono contrassegnate da una casella di controllo che deve essere selezionata per poter utilizzare l'opzione. Altre sono “obbligatorie”: non hanno caselle di controllo e prima di effettuare il download è necessario specificare un valore. Una volta configurato, clicca su per verificare la connessione al server e visualizzare alcune informazioni di base sulla pagina web o sul server, oppure clicca su per avviare il download. Sono presenti altri due pulsanti: , che rimanda alla sezione delle preferenze relativa alla connessione, dove è possibile modificare le impostazioni del proxy; e , che elimina tutti i file scaricati in precedenza. Se si utilizza un server proxy per connettersi a Internet, è necessario configurare le informazioni relative al proxy. Se durante il download è richiesta l'autenticazione, il server proxy richiederà il nome utente e la password. L'interfaccia Librarian non memorizza le password tra una sessione e l'altra. I file vengono scaricati in una cartella denominata (presente solo quando il download è abilitato) e possono essere utilizzati in qualsiasi collezione. I file vengono denominati in base al loro URL web completo (per i download Web e MediaWiki) o a una combinazione di URL e valori delle opzioni (per altri tipi di download). Viene creata una nuova cartella per ogni host, seguita da altre per ogni parte del percorso. Ciò garantisce che ogni file sia distinto. L'elenco dei download contiene una voce per ogni download elaborato. Ogni voce ha un'area di testo che fornisce i dettagli dell'attività insieme a una barra di avanzamento che mostra l'attività corrente. A destra di ogni voce sono presenti tre pulsanti. viene utilizzato per mettere in pausa un'attività. apre una finestra che mostra il file di registro dei download. termina il download e rimuove l'attività dall'elenco.

Una volta creata una nuova collezione, è necessario inserirvi alcuni file. Questi possono provenire dal normale spazio file, da file scaricati in precedenza o da altre collezioni Greenstone. Alcuni potrebbero già avere metadati allegati. Questa sezione descrive come importare i file.

Questa sezione introduce l'area Raccogli, che consente di selezionare i file da includere nella collezione che si sta creando. L'interfaccia Librarian si avvia con la vista Raccogli. Per tornare a questa vista in un secondo momento, fare clic sulla scheda direttamente sotto la barra dei menu. Le due grandi aree denominate “Area di lavoro” e ‘Collezione’ vengono utilizzate per spostare i file nella propria collezione. Contengono “alberi di file” che rappresentano i file e le cartelle. Seleziona un elemento nella struttura cliccandoci sopra. (Esistono altri modi; vedi sotto.) Fai doppio clic su una cartella o clicca una volta sul simbolo di commutazione accanto ad essa per espanderne (o comprimerne) il contenuto. Fai doppio clic su un file (o clicca con il tasto destro del mouse e seleziona ) per aprirlo utilizzando il programma associato (vedi ). L'albero dei file dell'area di lavoro mostra le fonti dei dati disponibili per l'interfaccia Librarian: il file system locale (comprese le unità disco e CD-ROM), il contenuto delle collezioni Greenstone esistenti e la cache dei file scaricati. È possibile copiare e visualizzare questi file, ma non è possibile spostarli, eliminarli o modificarli, ad eccezione dei file scaricati, che possono essere eliminati. Navigare in questo spazio per trovare i file che si desidera includere nella collezione. L'albero dei file della collezione rappresenta il contenuto della collezione fino a quel momento. Inizialmente è vuoto. È possibile ridimensionare gli spazi passando con il mouse sulla barra grigia che separa gli alberi (la forma del puntatore cambia) e trascinandola. Nella parte inferiore della finestra è presente un'area di stato che mostra lo stato di avanzamento delle azioni relative ai file (copia, spostamento ed eliminazione). Il completamento di queste operazioni può richiedere alcuni minuti. Il pulsante “Interrompi” interrompe qualsiasi azione attualmente in corso. Due grandi pulsanti occupano l'angolo inferiore destro dello schermo. “Nuova cartella”, con l'immagine di una cartella, crea nuove cartelle (vedi ). “Elimina”, con l'immagine di un cestino, rimuove i file. Facendo clic sul pulsante Elimina, tutti i file selezionati verranno rimossi dall'albero dei file della Collezione. In alternativa, i file possono essere eliminati trascinandoli sul pulsante Elimina. Per selezionare più elementi sequenziali, seleziona il primo, quindi tieni premuto [Maiusc] e fai clic sull'ultimo: la selezione comprenderà tutti gli elementi intermedi. Seleziona file non sequenziali tenendo premuto [Ctrl] mentre fai clic. Usa questi due metodi insieme per selezionare gruppi di elementi non adiacenti.

Alcune cartelle, come quella contenente le pagine web personali, hanno talvolta un significato particolare. Se lo desideri, l'interfaccia Librarian può mapparle al livello superiore dell'albero dei file. Per farlo, fai clic con il tasto destro del mouse sulla cartella desiderata. Seleziona “Crea collegamento” e inserisci un nome per la cartella. Per rimuovere un elemento, fai clic con il tasto destro del mouse sulla cartella mappata e seleziona “Rimuovi collegamento”.

Utilizza le cartelle nell'albero dei file della Collezione per raggruppare i file e facilitarne la ricerca. Le cartelle possono essere inserite all'interno di altre cartelle. Non esiste praticamente alcun limite al numero di cartelle che è possibile creare o al livello di nidificazione. Per creare una nuova cartella, clicca con il tasto destro del mouse nel riquadro Collezione (o clicca con il tasto destro su una cartella esistente nella struttura ad albero della Collezione per inserirla al suo interno) e clicca sull'opzione Nuova cartella. La nuova cartella apparirà all'interno di quella selezionata, oppure al livello superiore se non ne è stata selezionata nessuna. Ti verrà richiesto di inserire il nome della cartella (il nome predefinito è “Nuova cartella”). È possibile creare cartelle anche facendo clic con il pulsante destro del mouse nella struttura della collezione o su una cartella, selezionando “Nuova cartella” e procedendo come sopra.

I file possono essere copiati nella collezione tramite trascinamento. Il puntatore del mouse diventa un fantasma dell'elemento selezionato (o, se ne sono stati selezionati più di uno, il numero di essi). Rilascia la selezione nell'albero della collezione per copiare i file lì (se l'origine era l'albero dell'area di lavoro) o spostarli all'interno della collezione (se l'origine era l'albero della collezione). Quando si copiano più file, questi vengono tutti inseriti nella cartella di destinazione allo stesso livello, indipendentemente dalla struttura delle cartelle in cui si trovavano originariamente. Quando si copia un secondo file con lo stesso nome nella stessa cartella, viene chiesto se si desidera sovrascrivere il primo. Rispondere “No” e il file non verrà copiato, ma gli altri sì. Per annullare tutte le azioni di copia rimanenti, fare clic sul pulsante “Stop”. Vengono spostati solo gli elementi “più alti” in una selezione. Una cartella è più alta dei suoi elementi secondari. Non è possibile selezionare i file all'interno di una cartella e anche la cartella stessa. Quando si aggiunge un file, l'Interfaccia Bibliotecario cerca nelle cartelle sorgente i file ausiliari contenenti i metadati precedentemente assegnati al file aggiunto e, se ne trova uno, inizia a importare questi metadati. Durante l'operazione, potrebbe essere richiesto (anche più volte) di fornire ulteriori informazioni per abbinare i metadati importati ai set di metadati presenti nella collezione. Questo processo comporta molte richieste diverse, descritte nella sezione . Per una spiegazione più dettagliata dell'associazione dei metadati ai file, leggere il capitolo 2 della Guida per sviluppatori Greenstone - Ottenere il massimo dai documenti. È anche possibile aggiungere un documento “fittizio” alla collezione facendo clic con il tasto destro del mouse sull'albero della collezione o su una cartella e selezionando . Verrà creato un nuovo file vuoto a cui è possibile assegnare metadati. Il file può essere sostituito in un secondo momento con un file “reale”.

È possibile rinominare i file facendo clic con il pulsante destro del mouse su di essi e selezionando dall'elenco. Immettere il nuovo nome quando richiesto e fare clic su “OK”. I file possono essere sostituiti nella collezione facendo clic con il tasto destro del mouse sul file da sostituire e selezionando . Si aprirà una finestra di navigazione: selezionare il nuovo documento e fare clic su “Apri”. Il nuovo documento sostituirà quello precedente nella collezione e tutti i metadati saranno trasferiti al nuovo documento. Questa funzione è particolarmente utile per sostituire documenti fittizi con quelli reali. Alcuni tipi di file vengono convertiti in HTML da software di terze parti durante l'importazione, ad esempio Word, Excel, PDF ecc. L'HTML prodotto durante l'importazione potrebbe non essere formattato correttamente. Questi documenti hanno un'ulteriore opzione accessibile con il tasto destro del mouse: . Selezionando questa opzione, il file originale nella collezione verrà sostituito con la versione HTML, che potrà quindi essere modificata.

Esistono diversi metodi per rimuovere file e cartelle. È necessario innanzitutto indicare gli elementi da rimuovere selezionando uno o più file e cartelle come descritto in . Una volta selezionati i file, clicca sul pulsante “Elimina” per rimuoverli, oppure premi il tasto [Canc] sulla tastiera, oppure trascinali dalla collezione al pulsante Elimina e rilasciali lì.

I tipi di file di database di metadati, come MARC, OAI, CDS/ISIS, BibTex, Refer e ProCite, possono essere importati in Greenstone, ma i loro metadati non possono essere visualizzati o modificati IMMEDIATAMENTE nell'interfaccia Librarian. Tuttavia, è possibile “espandere” il file nell'interfaccia Librarian e visualizzare o modificare i metadati in un secondo momento. In alternativa, soprattutto se si gestisce un'applicazione esterna master, è possibile tornare al programma che ha creato il file, apportare le correzioni e reimportarlo. L'espansione di un file di database di metadati lo suddivide in singoli record, con metadati visualizzabili e modificabili. Questo processo è irreversibile: il file di metadati originale viene eliminato. I file esplodibili/espandibili hanno un'icona verde nella struttura ad albero Collezione. Per esploderne uno, clicca con il tasto destro del mouse e scegli . Una finestra popup mostra le opzioni per il processo di esplosione. L'opzione “plugin” specifica il plugin da utilizzare per l'esplosione. Nella maggior parte dei casi, solo un plugin elaborerà un particolare tipo di file, ma in alcuni casi, dove diversi tipi di file condividono la stessa estensione, potrebbero esserci due plugin che elaborano entrambi i file con quella estensione. L'opzione “input_encoding” può essere utilizzata per specificare la codifica del database. L'opzione “metadata_set” specifica il set di metadati a cui devono essere aggiunti i nuovi campi generati dall'esplosione. Se non viene specificato nulla, verrà chiesto cosa fare con ogni nuovo campo nel database: aggiungerlo come nuovo elemento a un set di metadati esistente, unirlo a un altro elemento o ignorarlo. Quando un file viene esploso/espanso, viene creato un nuovo documento vuoto per ogni record e i metadati del record vengono assegnati al documento. Questi vengono denominati utilizzando numeri come 000001.nul, 000002.nul ecc. Se è impostata l'opzione “document_field” (su un nome di campo del database), il valore di questo campo, se presente, verrà utilizzato per il nome del file. Il processo di esplosione tenterà anche di scaricare il file e di utilizzarlo al posto di un file vuoto. Le opzioni “document_prefix” e ‘document_suffix’ possono essere utilizzate per creare un URL o un percorso file valido dal valore del campo document_field. L'opzione “records_per_folder” può essere utilizzata per raggruppare i record esplosi in sottocartelle. Se il database è molto grande, l'utilizzo di questa opzione accelererà la successiva modifica dei metadati. L'esplodibilità/espandabilità è determinata dall'estensione del file. In alcuni casi, i file potrebbero essere erroneamente contrassegnati come esplodibili se hanno la stessa estensione di un file esplodibile. Ad esempio, il plugin ProCite elabora i file con estensione .txt, ma la maggior parte dei file .txt sono file di testo semplice, non file ProCite.

Il “filtraggio” della collezione e degli alberi dell'area di lavoro consente di restringere la ricerca di file particolari. Il menu a discesa “Mostra file” sotto ogni albero mostra un elenco di filtri predefiniti, come ‘Immagini’. Selezionando questa opzione, tutti gli altri file nell'albero vengono temporaneamente nascosti. Per ripristinare l'albero, impostare nuovamente il filtro su “Tutti i file”. Queste operazioni non modificano la collezione né influiscono sulle cartelle nell'albero. È possibile specificare un filtro personalizzato digitando un modello con cui confrontare i file (solo nelle modalità Librarian ed Expert). Utilizzare le abbreviazioni standard del file system, ad esempio “*.doc” (“*” corrisponde a qualsiasi carattere).

Dopo aver raccolto diversi file nella collezione, arricchiscili con informazioni aggiuntive chiamate “metadati”. Questa sezione spiega come creare, modificare, assegnare e recuperare i metadati e come utilizzare fonti di metadati esterne (vedi anche il Capitolo 2 della Guida per sviluppatori Greenstone - Ottenere il massimo dai tuoi documenti).

Utilizzare la vista per assegnare metadati ai documenti nella collezione. I metadati sono dati relativi ai dati, in genere titolo, autore, data di creazione e così via. Ogni elemento di metadati è composto da due parti: indica il tipo di elemento (ad esempio autore) e fornisce il valore di quell'elemento di metadati (ad esempio il nome dell'autore). A sinistra della vista si trova l'Albero delle collezioni. Tutte le funzionalità del tasto destro disponibili per l'Albero delle collezioni nella vista sono disponibili anche qui. A destra si trova la Tabella dei metadati, che mostra i metadati di tutti i file o cartelle selezionati nell'Albero delle collezioni. Le colonne sono denominate in nero nella parte superiore e possono essere ridimensionate trascinando la linea di separazione. Se sono selezionati più file o cartelle, il testo nero indica che il valore è comune a tutti gli elementi selezionati, mentre il testo grigio indica che non lo è. La modifica dei valori grigi avrà effetto solo sui documenti con quei metadati. Qualsiasi nuovo valore di metadati inserito verrà aggiunto a tutti gli elementi selezionati. Accanto ad alcune voci dei metadati potrebbe apparire l'icona di una cartella. Ciò indica che i valori sono stati ereditati da una cartella padre (o antenata). I metadati ereditati non possono essere modificati o rimossi, ma solo aggiunti. Clicca sull'icona della cartella per andare immediatamente alla cartella in cui sono stati assegnati i metadati. Facendo clic su un elemento dei metadati nella tabella, verranno visualizzati i valori esistenti per quell'elemento nell'area sotto la tabella. Questo “Albero dei valori” può essere espanso e compresso. Di solito è un elenco che mostra tutti i valori inseriti in precedenza per l'elemento selezionato. Facendo clic su una voce, questa viene automaticamente inserita nel campo del valore. Al contrario, digitando nel campo del valore si seleziona la voce dell'albero dei valori che inizia con i caratteri digitati. Premendo [Tab] si completa automaticamente la digitazione con il valore selezionato. I valori dei metadati possono essere organizzati in una gerarchia. Ciò è mostrato nell'Albero dei valori utilizzando cartelle per i livelli interni. I valori gerarchici possono essere inseriti utilizzando il carattere “|” per separare i livelli. Ad esempio, “Carte|Rosso|Diamanti|Sette” potrebbe essere utilizzato in una gerarchia che rappresenta un mazzo di carte da gioco. Ciò consente di raggruppare i valori. I gruppi possono anche essere assegnati come metadati ai file. Greenstone estrae automaticamente i metadati dai documenti in un insieme di metadati i cui elementi sono preceduti dal prefisso “ex.”. Questo insieme non ha un albero di valori e non può essere modificato.

Gli insiemi (set) di elementi di metadati predefiniti sono noti come “insiemi (set) di metadati”. Un esempio è il set di metadati Dublin Core. Quando aggiungi un set di metadati alla tua collezione, i suoi elementi diventano disponibili per la selezione. Puoi avere più di un set; per evitare conflitti di nomi, un identificatore breve che identifica il set di metadati viene anteposto al nome dell'elemento. Ad esempio, l'elemento Dublin Core Creator diventa “dc.Creator”. I set di metadati sono memorizzati nella cartella dei metadati dell'Interfaccia Librarian e hanno il suffisso “.mds”. Quando si crea una nuova collezione, il set di metadati Dublin Core viene aggiunto per impostazione predefinita. È possibile modificare i set di metadati utilizzati in una collezione facendo clic sul pulsante sotto l'albero delle collezioni nella vista Arricchimento. Si aprirà una nuova finestra per la gestione dei set di metadati della collezione. L'elenco mostra quali set sono attualmente utilizzati dalla collezione. Per utilizzare un altro set di metadati con la collezione caricata, clicca su “Aggiungi...”. Una finestra popup mostra i set di metadati predefiniti conosciuti da GLI. Per aggiungere uno di questi, selezionalo dall'elenco e clicca su ‘Aggiungi’. Se hai definito un tuo set di metadati, puoi utilizzare il pulsante “Sfoglia” per individuare il file nel tuo file system. Per creare un nuovo set di metadati, clicca su “Nuovo...”. Si aprirà l'editor Greenstone per i set di metadati, GEMS. Una finestra pop-up iniziale ti chiederà di inserire il nome del set, lo spazio dei nomi e la descrizione. Puoi anche scegliere di basare il nuovo set su uno esistente, nel qual caso erediterà tutti gli elementi dal set specificato. Fare clic su OK. La finestra principale mostra gli elementi del set di metadati sul lato sinistro e alcuni attributi del set sul lato destro. Se il set è basato su uno esistente, verranno visualizzati uno o più elementi. Facendo clic su uno di essi, vengono visualizzati gli attributi dell'elemento sul lato destro. Per aggiungere un nuovo elemento, clicca con il tasto destro sul nome del set e seleziona “Aggiungi elemento”. Per aggiungere un nuovo sottoelemento, clicca con il tasto destro sull'elemento e seleziona “Aggiungi sottoelemento”. Gli elementi e i sottoelementi possono essere eliminati selezionando “Elimina (sotto)elemento” dal menu contestuale. Nota: Greenstone Editor per Metadata Sets può essere eseguito indipendentemente da GLI selezionandolo dalla cartella Greenstone nel menu Start oppure eseguendo gems.sh o gems.bat nella cartella gli dell'installazione di Greenstone. A volte due set di metadati possono avere lo stesso namespace, ad esempio Dublin Core e Qualified Dublin Core utilizzano entrambi il namespace “dc”. Tali set non possono essere utilizzati contemporaneamente nella collezione. Se si tenta di aggiungere un set con un namespace già utilizzato dalla collezione, verrà visualizzato un avviso. Se si procede, il set esistente verrà rimosso e verrà aggiunto quello nuovo. Tutti i valori dei metadati assegnati verranno trasferiti al nuovo set, a condizione che tali elementi esistano ancora. Con GEMS è possibile modificare i set di metadati esistenti e crearne di nuovi. Facendo clic sul pulsante “Modifica” si avvia GEMS con il set di metadati specificato aperto. Una volta terminata la modifica del set (come descritto sopra), salvarlo (File->Salva) e chiudere GEMS. Se una collezione non necessita più di un set di metadati, selezionalo e premi “Rimuovi”. Se hai assegnato dei metadati ai suoi elementi, ti verrà chiesto come gestire questi metadati alla prossima apertura della collezione.

Aggiungiamo ora un elemento di metadati, sia elemento che valore, a un file. Seleziona innanzitutto il file dall'albero dei file della Collezione a sinistra. L'azione fa apparire nella tabella a destra tutti i metadati precedentemente assegnati a questo file. Seleziona quindi l'elemento dei metadati che desideri aggiungere cliccando sulla riga corrispondente nella tabella. Digitare il valore nel campo valore. Utilizzare il carattere “|” per aggiungere struttura, come descritto in . Premendo i tasti freccia [Su] o [Giù] si salva il valore dei metadati e si sposta la selezione in modo appropriato. Premendo [Invio] si salva il valore dei metadati e si crea una nuova voce vuota per l'elemento dei metadati, consentendo di assegnare più valori a un elemento dei metadati. È anche possibile aggiungere metadati a una cartella o a più file selezionati contemporaneamente. I metadati vengono aggiunti a tutti i file all'interno della cartella o della selezione e alle cartelle secondarie. Tenere presente che se si assegnano metadati a una cartella, tutti i nuovi file in essa contenuti erediteranno automaticamente i valori della cartella.

Per aggiungere metadati che hanno già un valore, selezionare prima il file, quindi selezionare l'elemento dei metadati a cui si desidera assegnare il valore, quindi selezionare il valore richiesto dall'albero dei valori, espandendo le cartelle gerarchiche secondo necessità. Il valore della voce selezionata viene visualizzato automaticamente nel campo dei metadati (in alternativa, è possibile utilizzare le funzioni di selezione automatica e completamento automatico dell'albero dei valori). Il processo di aggiunta di metadati con valori già esistenti a cartelle o più file è esattamente lo stesso.

Per modificare o rimuovere un metadato, selezionare innanzitutto il file appropriato, quindi il valore del metadato dalla tabella. Modificare il campo del valore, eliminando tutto il testo se si desidera rimuovere il metadato. Il processo è lo stesso quando si aggiorna una cartella con sottocartelle o più file, ma è possibile aggiornare solo i metadati comuni a tutti i file/cartelle selezionati. L'albero dei valori mostra tutti i valori attualmente assegnati e quelli precedenti per la sessione corrente, quindi i valori modificati o eliminati rimarranno nell'albero. Chiudendo la collezione e riaprendola, tutti i valori non più assegnati verranno rimossi.

A volte è necessario visualizzare i metadati assegnati a più file contemporaneamente, ad esempio per determinare quanti file rimangono da elaborare o per avere un'idea della distribuzione delle date. Seleziona i file nella struttura ad albero della collezione che desideri esaminare, quindi fai clic con il pulsante destro del mouse e scegli “Metadati assegnati...”. Viene visualizzata una finestra denominata “Tutti i metadati”, dominata da una tabella di grandi dimensioni con molte colonne. La prima colonna mostra i nomi dei file, mentre le righe mostrano tutti i valori dei metadati assegnati a tali file. Il disegno della tabella può richiedere un certo tempo se sono selezionati molti file. È possibile continuare a utilizzare l'interfaccia del bibliotecario mentre la finestra "Tutti i metadati" è aperta. Quando diventa troppo grande, è possibile filtrare la tabella "Tutti i metadati" applicando filtri alle colonne. Quando vengono aggiunti nuovi filtri, rimangono visibili solo le righe che vi corrispondono. Per impostare, modificare o cancellare un filtro, fare clic sull'icona "imbuto" in cima a una colonna. Vengono richieste informazioni sul filtro. Una volta impostato un filtro, l'intestazione della colonna cambia colore. Il prompt dei filtri ha una scheda "Semplice" e una "Avanzata". La versione semplice filtra le colonne in modo da mostrare solo le righe che contengono un determinato valore di metadati ("*" corrisponde a tutti i valori). È possibile selezionare i valori dei metadati dall'elenco a discesa. La versione avanzata consente diverse operazioni di abbinamento: deve iniziare con, non contiene, alfabeticamente minore di e uguale a. Il valore da abbinare può essere modificato in qualsiasi stringa (incluso "*") e si può scegliere se l'abbinamento deve essere insensibile alle maiuscole e alle minuscole. Infine, è possibile specificare una seconda condizione di corrispondenza che può essere utilizzata per specificare un intervallo di valori (selezionando AND) o valori alternativi (selezionando OR). Sotto quest'area si trova una casella che consente di modificare l'ordine di ordinamento (crescente o decrescente). Al termine, fare clic su "Imposta filtro" per applicare il nuovo filtro alla colonna. Fare clic su "Cancella filtro" per rimuovere il filtro corrente. Si noti che i dettagli del filtro vengono mantenuti anche quando il filtro viene cancellato. Ad esempio, per ordinare la tabella "Tutti i metadati", scegliere una colonna, selezionare l'impostazione predefinita del filtro (un filtro semplice su "*") e scegliere l'ordinamento ascendente o discendente.

Questa sezione descrive come importare i metadati assegnati in precedenza: metadati assegnati ai documenti prima che fossero aggiunti alla collezione. Se a un documento sono assegnati metadati in un formato riconosciuto dall'interfaccia Librarian (ovvero in un file metadata.xml nella stessa cartella del documento) - ad esempio, quando si scelgono documenti da una collezione Greenstone esistente - viene importato automaticamente quando aggiungi il documento a una (nuova) collezione. Greenstone riconoscerà metadata.xml (non è necessario aggiungerlo alla collezione) e tenterà automaticamente di importare i metadati. Per importare i metadati, è necessario mapparli ai set di metadati disponibili nella collezione. L'interfaccia Librarian richiede le informazioni necessarie. Il prompt fornisce brevi istruzioni e quindi mostra il nome dell'elemento di metadati che viene importato, proprio come appare nel file di origine. Questo campo non può essere modificato. Successivamente scegli a quale set di metadati deve essere mappato il nuovo elemento, quindi l'elemento di metadati appropriato in quel set. Il sistema seleziona automaticamente la corrispondenza più vicina, in termini di set ed elemento, per i nuovi metadati. Dopo aver controllato la mappatura, puoi scegliere "Aggiungi" per aggiungere il nuovo elemento di metadati al set di metadati scelto. (Questo è abilitato solo se non è presente alcun elemento con lo stesso nome all'interno dell'insieme scelto.) "Unisci" mappa il nuovo elemento con quello scelto dall'utente. Infine, "Ignora" non importa alcun metadato con questo nome di elemento. Una volta specificato come importare una determinata porzione di metadati, le informazioni di mappatura vengono conservate per tutta la durata della collezione. Per dettagli sui file metadata.xml che Greenstone utilizza per archiviare i metadati, consultare il capitolo 2 della Guida per sviluppatori Greenstone - Ottenere il massimo dai propri documenti.

Una volta che i tuoi file sono stati contrassegnati con i metadati, decidi successivamente in che modo gli utenti finali devono accedere ai documenti. Che tipo di informazioni sono ricercabili? Quali modalità sono previste per sfogliare i documenti? Queste cose possono essere personalizzate; questa sezione descrive come farlo.

Questa sezione presenta la visualizzazione del design e spiega come spostarsi tra le varie visualizzazioni all'interno di questo riquadro. Con l'interfaccia Librarian, puoi configurare il modo in cui i documenti vengono elaborati e il modo in cui l'utente accede alla collezione. Le opzioni di configurazione sono suddivise in diverse sezioni, ciascuna associata ad una particolare fase di personalizzazione della collezione. A sinistra c'è un elenco di diverse visualizzazioni e a destra ci sono i controlli associati a quella corrente. Per passare a una visualizzazione diversa, fare clic sul suo nome nell'elenco. Per comprendere le fasi e i termini coinvolti nella progettazione di una collezione, leggere innanzitutto i Capitoli 1 e 2 della Guida dello sviluppatore di Greenstone.

Questa sezione descrive come configurare i plugin dei documenti utilizzati dalla collezione. Spiega come specificare quali plugin utilizzare, quali parametri passare loro e in quale ordine si verificano. Nella scheda "Design", fai clic su "Plugin documenti". Per aggiungere un plugin, selezionarlo tramite l'elenco a discesa "Seleziona plugin da aggiungere" vicino alla parte inferiore e quindi fare clic su "Aggiungi plugin". Appare una finestra intitolata "Configurazione degli argomenti", descritta più avanti. Una volta configurato il nuovo plugin, questo viene aggiunto alla fine dell'elenco "Plugin assegnati". In genere si ha una sola istanza di ogni plugin. Tuttavia, è possibile aggiungere lo stesso plugin più di una volta; in questo caso, le istanze multiple saranno normalmente configurate in modo diverso per fornire un risultato utile (ad esempio impostando l'argomento process_exp, vedere http://wiki.greenstone.org/wiki/gsdoc/tutorial/en/enhanced_pdf.htm ). Per visualizzare una breve descrizione di un plugin, selezionarlo nell'elenco a discesa "Selezionar plugin da aggiungere", quindi passarci sopra il mouse. Apparirà un tool-tip con la descrizione. Per rimuovere un plugin, selezionarlo nell'elenco e fare clic su "Rimuovi plugin". I plugin si configurano fornendo gli argomenti. Per modificarli, selezionare il plugin dall'elenco e fare clic su "Configura plugin" (o fare doppio clic sul plugin). Viene visualizzata la finestra di dialogo "Configurazione degli argomenti", con vari controlli per specificare gli argomenti. Esistono diversi tipi di controlli. Alcuni sono caselle di controllo e facendo clic su una di esse si aggiunge l'opzione appropriata al plugin. Altri sono stringhe di testo, con una casella di controllo e un campo di testo. Fare clic sulla casella per attivare l'argomento, quindi digitare il testo appropriato (espressione regolare, percorso del file, ecc.) nella casella. Altri sono menu a discesa da cui è possibile selezionare un determinato insieme di valori. Per sapere cosa fa un argomento, lasciate passare il mouse sul suo nome per un momento e apparirà una descrizione. Una volta modificata la configurazione, fare clic su "OK" per confermare le modifiche e chiudere la finestra di dialogo, oppure su "Annulla" per chiudere la finestra di dialogo senza modificare gli argomenti del plugin. I plugin nell'elenco vengono eseguiti in ordine e l'ordine è talvolta importante. Selezionare un plugin nell'elenco e utilizzare i pulsanti e per cambiare la sua posizione nell'elenco.

Gli indici specificano quali parti della collezione sono ricercabili. Questa sezione spiega come aggiungere e rimuovere indici e impostare un indice predefinito. Nella scheda , fare clic su . Nella parte superiore destra del pannello vengono visualizzate informazioni sull'indicizzatore attualmente utilizzato dalla collezione. È possibile modificarlo facendo clic su . Viene visualizzata una finestra popup con l'elenco delle opzioni: MG, MGPP e Lucene. La modifica di questa impostazione influisce sulla modalità di creazione degli indici e può influire sulla funzionalità di ricerca. L'elenco mostra quali indici sono attualmente assegnati alla collezione. Per aggiungere un indice, clicca su ... Si aprirà una finestra pop-up con un elenco di fonti, che include testo e metadati. Seleziona le fonti che desideri indicizzare. I pulsanti e selezionano o deselezionano tutti gli elementi dell'elenco. Una volta definito un nuovo indice, fare clic su per aggiungerlo alla collezione. diventerà attivo solo quando le impostazioni descrivono un nuovo indice che non è già assegnato alla collezione. Per gli indici MG, è inoltre necessario scegliere la granularità dell'indice, utilizzando il menu . Per gli indici MGPP e Lucene, la granularità dell'indice è determinata globalmente, non per singolo indice. I livelli disponibili sono visualizzati nel riquadro principale e possono essere aggiunti alla collezione selezionando le caselle di controllo. È disponibile un indice speciale per MGPP e Lucene: un indice “allfields” che fornisce semplicemente una ricerca combinata su tutti gli indici specificati, senza dover specificare un indice separato che contenga tutte le fonti. Per aggiungere questo indice, selezionare la casella di controllo e fare clic su . Per MGPP e Lucene è disponibile anche un pulsante , che funge da scorciatoia per aggiungere tutti i metadati e le fonti di testo come indici singoli. Per modificare un indice, selezionalo e clicca su . Si aprirà una finestra simile a quella di . Per rimuovere un indice, selezionalo dall'elenco degli indici assegnati e fai clic su . L'ordine in cui gli indici sono specificati nell'elenco Indici assegnati è l'ordine in cui compaiono nel menu a discesa nella pagina di ricerca. Utilizzare i pulsanti e per modificare questo ordine. Quello selezionato per impostazione predefinita nella pagina di ricerca è denominato “indice predefinito”. È possibile impostarlo selezionando un indice dall'elenco e facendo clic su “Imposta predefinito”. L'indice predefinito è contrassegnato con “[Indice predefinito]” nell'elenco “Indici assegnati”. Se non è impostato alcun indice predefinito, verrà utilizzato come predefinito il primo dell'elenco. I nomi utilizzati per l'elenco a discesa degli indici nella pagina di ricerca possono essere impostati nel pannello della vista (vedere ).

Sono disponibili alcune opzioni aggiuntive che controllano la modalità di creazione degli indici. Queste potrebbero non essere disponibili per un indice specifico, nel qual caso saranno disattivate. Lo "stemming" e il "case folding" possono essere abilitati o disabilitati per gli indici MG e MGPP. Se abilitati, verranno creati indici con "stemming" e "case folding" e l'utente avrà la possibilità di effettuare ricerche con case folding e stemming abilitati o disabilitati. Se disabilitati, la ricerca sarà sensibile alle maiuscole/minuscole e senza "stemming" e le opzioni non verranno visualizzate nella pagina delle preferenze della collezione. La funzione "accent-folding" è disponibile per gli indici MGPP. Funziona in modo simile alla funzione case-folding, ma invece di abbinare le lettere maiuscole e minuscole, abbina le lettere con segni diacritici a quelle senza. Un indice Lucene è sempre accent-folded; nessuna opzione per attivare o disattivare questa funzione verrà visualizzata all'utente nella pagina delle preferenze della collezione. Il testo cinese, giapponese e coreano spesso non è segmentato in singole parole. Poiché l'indicizzazione si basa sulla presenza di interruzioni di parola nel testo, ciò rende l'indice non ricercabile. Impostando l'opzione , verranno aggiunti spazi tra ogni carattere cinese/giapponese/coreano nel testo e nei termini di ricerca, in modo da consentire la ricerca a livello di carattere.

Gli indici sono costruiti su particolari fonti di testo o metadati. Lo spazio di ricerca può essere ulteriormente controllato suddividendo gli indici in base alla lingua o a un filtro predeterminato. Questa sezione descrive come fare. Nella scheda "Design", fare clic su "Partizionare indici". La vista "Partizionare Indici" ha tre schede: "Definire i Filtri", "Assegnare le Partizioni" e "Assegnare le Lingue". Per saperne di più sulle partizioni, leggere le sottocollezioni e i sottoindici nel Capitolo 2 della Guida per gli sviluppatori di Greenstone. Si noti che per le collezioni MG, il numero totale di partizioni generate è una combinazione di tutti gli indici, i filtri delle sottocollezioni e le lingue scelte. Due indici con due filtri di sottocollezione in due lingue produrrebbero otto partizioni di indici. Per MGPP, tutti gli indici sono creati in un unico indice fisico, quindi ci sarebbero solo quattro partizioni di indice. Per Lucene, il numero di indici fisici è determinato dal numero di livelli assegnati alla collezione, un indice per livello. Quindi, per la situazione sopra descritta, un solo livello comporterebbe quattro indici fisici, mentre due livelli ne comporterebbero otto.

I filtri consentono di raggruppare in una sottocollezione tutti i documenti di un indice per i quali un valore di metadati corrisponde a un determinato modello. Per creare un filtro, clicca sulla scheda “Definisci filtri” (Define Filters) e inserisci un nome per il nuovo filtro nel campo “Nome filtro sottocollezione:”. Quindi scegli un attributo del documento da abbinare, un elemento dei metadati o il nome del file in questione. Inserisci un'espressione regolare da utilizzare durante l'abbinamento. Puoi scegliere se ‘Includere’ i documenti che corrispondono al filtro o “Escluderli”. Infine, è possibile specificare uno qualsiasi dei flag di espressione regolare PERL standard da utilizzare durante la corrispondenza (ad esempio “i” per la corrispondenza senza distinzione tra maiuscole e minuscole). Infine, fare clic su “Aggiungi filtro” per aggiungere il filtro all'elenco “Filtri sottocollezione definiti”. Per rimuovere un filtro, selezionalo dall'elenco e clicca su “Rimuovi filtro”. Per modificare un filtro, selezionalo dall'elenco, modifica uno dei valori visualizzati nei controlli di modifica e fai clic su “Sostituisci filtro” per confermare le modifiche. La definizione dei filtri non crea sottocollezioni. Le sottocollezioni vengono specificate nella scheda , in base ai filtri appena definiti.

Dopo aver definito uno o più filtri di sottocollezione, utilizzare la scheda “Assegna partizioni” per creare indici per essi (o per un gruppo di filtri). Selezionare il filtro o i filtri desiderati dall'elenco “Filtri sottocollezione definiti” e fare clic su “Aggiungi partizione”. Ogni partizione specificata darà origine a una sottocollezione contenente i documenti che corrispondono a uno qualsiasi dei filtri associati a tale partizione. Per modificare una partizione, selezionala dall'elenco, modifica i filtri e fai clic su . Per rimuovere una partizione, selezionala dall'elenco e fai clic su “Rimuovi partizione”. L'ordine in cui le partizioni sono specificate nell'elenco Partizioni assegnate è l'ordine in cui appaiono nel menu a discesa nella pagina di ricerca. Utilizzare i pulsanti e per modificare questo ordine. Per impostare una partizione come predefinita, selezionala dall'elenco e fai clic su . I nomi utilizzati per l'elenco a discesa delle partizioni nella pagina di ricerca possono essere impostati nella parte del pannello (vedere ).

Questa sezione spiega come limitare gli indici di ricerca a lingue specifiche. Per farlo, è necessario generare una partizione utilizzando la scheda “Assegna lingue” del pannello “Partiziona indici”. Le partizioni linguistiche utilizzano i metadati per determinare quali documenti sono nelle lingue specificate e devono quindi essere inclusi nella partizione. Greenstone genera metadati “ex.Language” per la maggior parte dei documenti, che sono i metadati predefiniti da utilizzare. Tuttavia, è possibile modificarli impostando sull'elemento metadati corretto. Per aggiungere una nuova partizione lingua, seleziona una o più lingue dall'elenco “Lingue da aggiungere” e fai clic su “Aggiungi partizione”. Per modificare una partizione esistente, selezionala dall'elenco “Partizioni lingua assegnate”, modifica le lingue selezionate nell'elenco “Lingue da aggiungere” sottostante e fai clic su “Sostituisci partizione”. Per rimuovere una partizione lingua, selezionala dall'elenco “Partizioni lingua assegnate” e fai clic su “Rimuovi partizione”. L'ordine in cui le partizioni linguistiche sono specificate nell'elenco Partizioni linguistiche assegnate è l'ordine in cui appaiono nel menu a discesa nella pagina di ricerca. Utilizzare i pulsanti e per modificare questo ordine. Per impostare la partizione della lingua predefinita, selezionala dall'elenco e fai clic su “Imposta come predefinita”. I nomi utilizzati per l'elenco a discesa delle partizioni linguistiche nella pagina di ricerca possono essere impostati nella parte del pannello (vedere ).

Questa sezione spiega come assegnare alla collezione i “classificatori”, utilizzati per la navigazione. Nella scheda ‘Design’, fare clic su “Classificatori di navigazione”. Per aggiungere un classificatore, selezionarlo dall'elenco a discesa “Seleziona classificatore da aggiungere” nella parte inferiore della finestra, quindi fare clic su “Aggiungi classificatore...”. Viene visualizzata una finestra denominata “Configurazione argomenti”; le istruzioni relative a questa finestra di dialogo sono identiche a quelle relative ai plugin (vedere ). Una volta configurato il nuovo classificatore, questo viene aggiunto alla fine dell'elenco “Classificatori assegnati”. Per visualizzare una breve descrizione di un classificatore, selezionarlo nell'elenco a discesa “Seleziona classificatore da aggiungere”, quindi posizionare il mouse su di esso. Verrà visualizzata una descrizione. Ogni classificatore ha diversi argomenti che possono essere configurati. Gli argomenti importanti includono “metadata”, che specifica i metadati in base ai quali i documenti saranno classificati, e “buttonname”, che è il nome che apparirà nella barra di navigazione. Per rimuovere un classificatore, selezionalo dall'elenco e clicca su “Rimuovi classificatore”. Per modificare gli argomenti di un classificatore, selezionarlo dall'elenco e fare clic su “Configura classificatore” (oppure fare doppio clic sul classificatore nell'elenco). L'ordine dei classificatori nella barra di navigazione della collezione si riflette nel loro ordine qui. Per modificarlo, seleziona il classificatore che desideri spostare e clicca su o . Per ulteriori informazioni sui classificatori, consultare il Capitolo 2, Guida per sviluppatori Greenstone - Ottenere il massimo dai propri documenti.

Dopo aver raccolto i documenti per la collezione, averli annotati con metadati e aver progettato l'aspetto della collezione, è ora possibile produrre la collezione utilizzando Greenstone. Questa sezione spiega come fare.

La vista Crea (Create View) viene utilizzata per creare la collezione eseguendo gli script di creazione della collezione Greenstone sulle informazioni fornite. Accedere alla vista Crea facendo clic sulla scheda Crea. Facendo clic su “Crea collezione” (Build Collection) si avvia il processo di creazione della collezione. Il tempo necessario dipende dalle dimensioni della collezione e dal numero di indici creati (per collezioni di grandi dimensioni possono essere necessarie diverse ore). Una barra di avanzamento indica lo stato di completamento del processo. Per annullare il processo in qualsiasi momento, fare clic su “Annulla creazione”. La parte inferiore del pannello mostra alcuni risultati del processo di creazione. La parte superiore mostra alcune opzioni per controllare il processo di creazione. Una volta creata la collezione, cliccando su “Anteprima collezione” si aprirà un browser web che mostrerà la pagina iniziale della collezione.

A volte qualcosa va storto durante la creazione della collezione. Forse alcuni file non sono stati elaborati: il resto della collezione viene creato correttamente e può essere visualizzato in anteprima, ma alcuni documenti sono assenti. Oppure l'intera collezione non è stata creata correttamente, nel qual caso viene visualizzato il messaggio Quando ciò accade, può essere utile passare alla modalità esperto di GLI (File->Preferenze->Modalità, vedere ), impostare le opzioni di importazione e creazione “verbosità” su 5 e ricreare la collezione, per vedere se ci sono altri messaggi di errore.

In modalità Esperto, è possibile utilizzare la voce “Registro messaggi” (Message Log) a sinistra per rivedere i tentativi precedenti di creazione della collezione, indipendentemente dal loro esito. Selezionare il registro desiderato facendo clic sulla data desiderata nell'elenco “Cronologia registro”. In questa modalità, un elenco completo delle opzioni di importazione e compilazione viene visualizzato nelle schede Importa e Compila a sinistra. Le varie impostazioni sono controllate proprio come nella finestra “Configurazione argomenti” descritta nella sezione . Alcuni campi richiedono argomenti numerici, che è possibile digitare o aumentare o diminuire utilizzando le frecce (in alcuni casi, l'interfaccia limita l'intervallo che è possibile inserire). Altri sono abilitati facendo clic su una casella di controllo (fare nuovamente clic per disabilitarli). Per ulteriori informazioni sull'importazione e la creazione, consultare il Capitolo 1 della Guida per sviluppatori Greenstone - Comprensione del processo di creazione delle collezioni.

La creazione di collezioni programmate è disponibile in modalità Esperto. Per poterla utilizzare è necessario effettuare alcune configurazioni; per ulteriori dettagli consultare http://wiki.greenstone.org/wiki/index.php/Scheduled_Collection_Building_from_the_Librarian_Interface. La scheda sul lato sinistro della vista Crea mostra un elenco di opzioni che controllano il processo di programmazione. Per avviare la pianificazione è necessario impostare l'opzione “schedule”. Le altre opzioni specificano: la frequenza di ricostruzione; se aggiungere una nuova pianificazione, aggiornare una pianificazione esistente o eliminare quella corrente; e i dettagli dell'e-mail se si desidera ricevere una notifica via e-mail.

Una volta creata la collezione, è necessario decidere come presentarla all'utente. Quali nomi devono essere utilizzati per l'elenco a discesa degli indici nel modulo di ricerca? Come devono essere visualizzati i risultati della ricerca? Quali metadati devono essere visualizzati quando si visualizza un documento? Questi elementi possono essere personalizzati; questa sezione spiega come farlo.

Questa sezione introduce alla vista Formato. Con l'Interfaccia Librarian è possibile configurare la modalità di visualizzazione della collezione all'utente. Le opzioni di configurazione sono suddivise in sezioni, ciascuna associata a un diverso tipo di personalizzazione. A sinistra è riportato un elenco di parametri e a destra gli elementi di controllo associati a ciascun parametro. Per modificare un parametro, fare clic sul suo nome nell'elenco. Sotto l'elenco dei parametri è presente un pulsante “Anteprima collezione”. Le modifiche apportate nella vista Formato non richiedono una ricostruzione della collezione, quindi possono essere visualizzate immediatamente in anteprima. Tuttavia, per consentire l'anteprima, la collezione deve essere stata creata almeno una volta.

Questa sezione spiega come rivedere e modificare le impostazioni generali associate alla tua collezione. Innanzitutto, nella scheda "Formato", fai clic su "Generale". Qui è possibile impostare o modificare alcuni metadati dell'intera collezione, inclusi il titolo e la descrizione immessi all'avvio di una nuova collezione. I primi sono gli indirizzi e-mail di contatto del creatore e del manutentore della collezione. Il campo successivo consente di modificare il titolo della collezione. Poi viene indicata la cartella in cui è memorizzata la collezione, che però non può essere modificata. Segue l'icona da visualizzare in alto a sinistra nella pagina "Informazioni" della collezione (sotto forma di URL), seguita dall'icona utilizzata nella pagina della libreria di Greenstone per collegarsi alla collezione. Poi c'è una casella di controllo che controlla se la collezione deve essere accessibile al pubblico. Infine, l'area di testo "Descrizione della collezione", descritta in .

Questa sezione spiega come impostare il testo da visualizzare nei menu a tendina della pagina di ricerca. Nella scheda “Formato”, clicca su “Ricerca”. Questo riquadro contiene una tabella che elenca ogni indice di ricerca, livello e partizione. Qui è possibile inserire il testo da utilizzare per i nomi negli elenchi a discesa nella pagina di ricerca. Questo riquadro consente solo di impostare il testo per una lingua, quella attualmente utilizzata da GLI. Per tradurre questi nomi in altre lingue, utilizzare il pannello “Traduci testo” della vista Formato (vedere ).

Le pagine web visualizzate durante l'utilizzo di Greenstone non sono pre-memorizzate, ma vengono generate “al volo” secondo necessità. I comandi di formattazione vengono utilizzati per modificare l'aspetto di queste pagine generate. Essi influiscono su aspetti quali i pulsanti che appaiono quando viene visualizzato un documento e i collegamenti visualizzati dal classificatore DateList. I comandi di formattazione non sono facili da sviluppare ed è consigliabile leggere il capitolo 2 della Guida per sviluppatori Greenstone. Questa sezione illustra le impostazioni di formattazione e come l'interfaccia Librarian consente di accedervi. Nella scheda “Formato”, fare clic su “Format Features”. È possibile applicare un comando di formattazione a qualsiasi elemento dell'elenco a discesa “Scegli funzione”, che include ogni classificatore e un elenco predefinito di funzioni. Quando si seleziona una funzione, sono disponibili due tipi di controllo. Alcune funzioni possono essere semplicemente abilitate o disabilitate tramite una casella di controllo. Altre richiedono la specificazione di una stringa di formattazione. Per queste ultime è disponibile un elenco a discesa (“Componente interessato”) che consente di selezionare la parte della funzione a cui si applica la stringa (se necessario), un'area di testo (“Stringa di formato HTML”) per inserire la stringa e una selezione di “Variabili” predefinite. Per inserire una variabile in una stringa di formato, posizionare il cursore nel punto in cui si desidera inserirla, quindi selezionare la variabile desiderata dalla casella combinata . È possibile specificare un formato predefinito per un componente particolare selezionando la funzione “Tutte le caratteristiche” (All Features). Questo formato viene quindi applicato a tutte le caratteristiche applicabili, a meno che non ne sia definito uno più specifico. Per aggiungere un nuovo comando di formattazione, selezionare la funzione e il componente applicabili. Il valore predefinito per questo comando verrà visualizzato in grigio. Fare clic su per assegnarlo alla collezione. La “Stringa di formattazione HTML” diventerà modificabile e sarà possibile cambiarla se lo si desidera. È possibile assegnare un solo comando di formattazione a ciascuna combinazione di funzione/componente. Per rimuovere un comando di formattazione, selezionalo dall'elenco e fai clic su “Rimuovi formattazione”. Per ulteriori informazioni sulle variabili e sui componenti delle funzionalità, consultare il Capitolo 2 della Guida per sviluppatori Greenstone.

Questa sezione descrive il riquadro di traduzione, dove è possibile tradurre frammenti di testo di parti dell'interfaccia della collezione in altre lingue. Nella scheda “Formato”, fare clic su “Traduci testo” (Translate text). Per prima cosa, seleziona una voce dall'elenco “Funzionalità”. Le stringhe specifiche della lingua associate a questa funzionalità vengono visualizzate di seguito. Utilizza l'elenco a discesa “Lingua di traduzione” per selezionare la lingua di destinazione e digita il testo tradotto nell'area di testo, facendo riferimento al “Frammento di testo iniziale” se necessario. Al termine, fai clic su “Aggiungi traduzione”. Per rimuovere una traduzione esistente, selezionala nella tabella “Traduzioni assegnate” e clicca su “Rimuovi traduzione”. Per modificare una traduzione, selezionala, modifica l'area “Testo tradotto” e clicca su “Sostituisci traduzione”.

Greenstone può effettuare ricerche in diverse collezioni come se fossero una sola. Ciò è possibile specificando un elenco di altre collezioni da cercare insieme a quella corrente. Nella scheda “Formato”, fare clic su “Ricerca tra collezioni” (Cross-Collection Search). Il pannello Ricerca incrociata tra collezioni mostra un elenco delle collezioni disponibili. La collezione corrente è selezionata e non può essere deselezionata. Per aggiungere un'altra collezione da cercare in parallelo, clicca su di essa nell'elenco (clicca nuovamente per rimuoverla). Se è selezionata una sola collezione, non è possibile effettuare una ricerca incrociata. Se le singole collezioni non hanno gli stessi indici (comprese le partizioni delle sottocollezioni e le partizioni linguistiche), la ricerca tra collezioni non funzionerà correttamente. L'utente potrà effettuare ricerche solo utilizzando gli indici comuni a tutte le collezioni. Per ulteriori dettagli, consultare il Capitolo 1 della Guida per sviluppatori Greenstone.

Nella scheda “Formato”, clicca su “Macro specifiche della collezione”. Questo riquadro mostra il contenuto del file macro extra.dm della collezione. Qui è possibile definire le macro specifiche della collezione. Per ulteriori informazioni sulle macro, consultare il Capitolo 3 della Guida per sviluppatori Greenstone.

Il Greenstone Depositor consente agli utenti di aggiungere nuovi documenti a una collezione esistente tramite un'interfaccia web. Questa sezione descrive il pannello Metadati del Depositor, dove è possibile specificare quali campi di metadati devono essere utilizzati per descrivere i nuovi documenti aggiunti tramite il Depositor. Tutti i set di metadati associati alla collezione corrente saranno disponibili per la selezione. Se non esiste nessun altro set di metadati oltre al “Set di metadati estratti da Greenstone” associato alla collezione, verrà utilizzato come impostazione predefinita il “Set di metadati Dublin Core”. Per ulteriori informazioni sul Depositor, consultare l'esercizio del tutorial online all'indirizzo http://wiki.greenstone.org/wiki/gsdoc/tutorial/en/depositor.htm. Nella scheda ‘Formato’, fare clic su “Metadati Depositor”. Il pannello Depositor Metadata mostra un elenco di controllo dei campi di metadati disponibili. Se alla collezione è associato più di un set di metadati, i set di metadati adiacenti vengono visualizzati con colori diversi. Passando il mouse su un elemento dei metadati, apparirà una descrizione. Seleziona quelli che desideri utilizzare per descrivere i nuovi documenti quando vengono depositati tramite il Depositor. Accanto a ciascun elemento selezionato apparirà un elenco a discesa con due opzioni. Ciò consente di specificare il tipo di casella di immissione per l'elemento nell'interfaccia web. “Testo” significa che verrà utilizzata una casella di immissione a riga singola, mentre “Area di testo” significa che verrà utilizzata una casella di immissione a più righe. Seleziona un tipo di casella appropriato per ciascun campo. È necessario selezionare almeno un elemento di metadati. Se nell'elenco è selezionato un solo elemento, deselezionandolo verrà visualizzato un messaggio di avviso:

Questa sezione descrive le funzionalità dell'interfaccia Librarian che non sono associate ad alcuna vista particolare.

Questa sezione illustra la finestra delle preferenze, accessibile dal menu “File” -> “Preferenze”. La finestra delle preferenze si apre nella scheda “Generale”. La prima opzione è un campo di testo per inserire il tuo indirizzo e-mail. Questo verrà utilizzato per i metadati ‘creatore’ e “responsabile” delle nuove collezioni. L'opzione successiva è un elenco a discesa delle lingue in cui è possibile visualizzare l'interfaccia Librarian. Se si cambia la lingua selezionandone una dall'elenco, l'interfaccia Librarian si riavvierà per caricare la nuova lingua. È inoltre disponibile una casella di testo per specificare il tipo di carattere: un'impostazione ottimale per la visualizzazione Unicode è “Arial Unicode MS, BOLD, 14”. Se l'opzione “Visualizza metadati estratti” è selezionata, i vari controlli relativi ai metadati mostrano sempre tutti i metadati che sono stati estratti automaticamente dai documenti. Deselezionando questa opzione, i metadati vengono nascosti (anche se rimangono disponibili durante la progettazione della collezione e all'interno della collezione Greenstone finale). Se l'opzione “Mostra dimensioni file” è selezionata, la dimensione del file viene visualizzata accanto a ciascun file nelle strutture ad albero dei file dell'area di lavoro e della collezione nelle viste Raccogli e Arricchisci. La scheda “Modalità” consente di controllare il livello di dettaglio dell'interfaccia. All'impostazione più bassa, “Assistente libreria”, le viste di progettazione e formato sono disabilitate. L'utente può aggiungere/rimuovere documenti, aggiungere/modificare metadati e ricostruire la collezione. Il pannello Crea è nella sua forma semplice. La modalità “Librarian” consente di accedere a tutte le funzioni di progettazione e formattazione, con la forma semplificata del pannello Crea. La modalità “Expert” include il pannello Crea completo e consente di registrare nei log l'output completo della creazione della collezione. Per modificare o rivedere le modalità, fare clic sul pulsante di opzione accanto alla modalità desiderata. È possibile vedere in quale modalità ci si trova guardando la barra del titolo dell'interfaccia Librarian. La scheda “Connessione” consente di modificare il percorso del server della libreria Greenstone in esecuzione locale, utilizzato durante l'anteprima delle collezioni. Consente inoltre di impostare le informazioni proxy per la connessione a Internet (ad esempio durante il download di file; per ulteriori dettagli, consultare la sezione ). Selezionare la casella per abilitare la connessione proxy e fornire i dettagli relativi all'indirizzo host e al numero di porta del proxy. La connessione proxy viene stabilita alla chiusura della finestra di dialogo Preferenze. Durante una sessione, l'interfaccia del bibliotecario può visualizzare messaggi di avviso che informano l'utente di possibili conseguenze impreviste di un'azione. È possibile disattivare i messaggi selezionando la casella “Non mostrare più questo avviso”. È possibile riattivare i messaggi di avviso utilizzando la scheda “Avvisi”. Selezionare le caselle accanto ai messaggi di avviso che si desidera visualizzare nuovamente.

L'interfaccia Librarian utilizza programmi applicativi specifici per aprire determinati tipi di file. Per modificare le associazioni dei file, apri il menu “File” e clicca su “Associazioni file...”. Per aggiungere un'associazione, selezionare l'estensione del file di destinazione dall'elenco a discesa oppure digitare una nuova estensione (senza includere il simbolo “.”). Quindi digitare il comando che avvia l'applicazione desiderata nel campo appropriato oppure selezionare l'applicazione dalla finestra di dialogo ‘Sfoglia’. Nel comando di avvio è possibile utilizzare “%1” per inserire il nome del file da aprire. Una volta compilati questi campi, il pulsante “Aggiungi” diventa disponibile e può essere fatto clic per aggiungere l'associazione. Per modificare un'associazione, seleziona un'estensione di file esistente. Qualsiasi comando associato esistente viene visualizzato nel campo “Comando di avvio”. Modificalo, quindi fai clic su “Sostituisci”. Per rimuovere un'associazione, seleziona un'estensione di file esistente e fai clic su “Rimuovi”. Le associazioni dei file sono memorizzate nella cartella principale dell'interfaccia Librarian, in un file denominato “associations.xml”.

Greenstone può esportare i contenuti e/o i metadati di una collezione in diversi formati standard, tra cui METS, DSpace e MARCXML. Per esportare una collezione, apri il menu “File” e seleziona “Esporta...”. Puoi scegliere il formato di esportazione selezionandolo dall'elenco a discesa “Esporta in”. Specifica un nome per la directory in cui desideri salvare i file esportati: i file verranno salvati in <percorso di Greenstone>/tmp/exported_xxx, dove xxx è il nome specificato. Seleziona una collezione dall'elenco delle collezioni disponibili, quindi fai clic su “Esporta collezione”. Esistono altre opzioni specifiche per i vari formati. È possibile specificare file XSLT che verranno applicati ai documenti XML risultanti al fine di personalizzare il formato di output. L'esportazione in MARCXML utilizza un file di mappatura per mappare i metadati Greenstone ai campi MARC. Il file di mappatura predefinito mappa solo i metadati Dublin Core. È possibile specificare un file di mappatura personalizzato da utilizzare al suo posto.

Greenstone può esportare una o più collezioni su un CD/DVD autoinstallante per Windows. Per esportare una collezione, apri il menu “File” e scegli “Scrivi immagine CD/DVD”. Apparirà un elenco delle collezioni Greenstone; clicca su una qualsiasi per visualizzarne la descrizione. Seleziona le caselle di controllo delle collezioni da esportare. Puoi inserire il nome del CD/DVD nella casella “Nome CD/DVD”: questo è il nome che apparirà nel menu Start quando il CD/DVD sarà stato installato. Puoi scegliere se il CD-ROM o il DVD risultante venga eseguito direttamente dal lettore o se alcuni file vengano installati sul computer. Quindi fai clic su “Scrivi immagine CD/DVD”. Il processo comporta la copia di molti file e potrebbe richiedere alcuni minuti. Al termine, Greenstone mostrerà il nome di una cartella contenente le collezioni esportate. Utilizza un masterizzatore CD/DVD per copiare il contenuto su un CD/DVD vuoto.