5.1: มุมมองเมทาดาทา

ให้ใช้มุมมอง "กำหนดเมทาดาทา " เพื่อกำหนดเมทาดาทาให้กับเอกสารในคอลเลกชัน เมทาดาทาเป็นข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูล -- ตัวอย่างเช่น ชื่อเรื่อง ผู้แต่ง วันที่สร้าง และอื่นๆ รายการเมทาดาทาแต่ละรายการจะมีสองส่วน: "องค์ประกอบ " จะบอกถึงชนิดของรายการ (เช่น ผู้แต่ง) และ "ค่า " จะให้ค่าองค์ประกอบเมทาดาทานั้น (เช่น ชื่อของผู้แต่ง)

ทางด้านซ้ายของมุมมอง "กำหนดเมทาดาทา " เป็นแผนผังรูปต้นไม้ของคอลเลกชัน ฟังก์ชันที่ใช้การคลิกขวาทั้งหมดที่แผนผังคอลเลคชันสามารถเรียกใช้งานได้ในมุมมอง "รวบรวม " สามารถเรียกใช้งานได้ที่นี่ด้วย ด้านขวาของมุมมองเป็นตารางเมทาดาทา ซึ่งแสดงเมทาดาทาสำหรับแฟ้มหรือโฟลเดอร์ใดๆ ที่ได้เลือกไว้ในแผนผังคอลเลกชัน ชื่อของคอลัมน์จะเป็นสีเทาอยู่บริเวณด้านบนสุด และสามารถปรับขนาดได้โดยการลากเส้นแบ่ง ถ้าแฟ้มหรือโฟลเดอร์หลายแฟ้มถูกเลือก ข้อความสีดำจะบ่งชี้ว่า ค่านั้นเป็นค่าที่ใช้ร่วมกันของรายการที่เลือกไว้ทั้งหมด ขณะที่ข้อความสีเทาจะบ่งชี้ว่า ค่านั้นไม่ใช่ค่าที่ใช้ร่วมกัน การแก้ไขค่าสีเทาจะส่งผลเฉพาะต่อเอกสารที่มีเมทาดาทานั้น ค่าเมทาดาทาใหม่ใดๆ ที่ได้ป้อนเข้าไปจะถูกเพิ่มลงในค่าที่เลือกไว้ทั้งหมด

ไอคอนโฟลเดอร์อาจจะปรากฎบริเวณด้านข้างของรายการเมทาดาทาบางตัว ไอคอนนี้จะบ่งชี้ว่า ค่านี้ได้รับการสืบทอดมาจากโฟลเดอร์แม่ (หรือรุ่นก่อนหน้านั้น) เมทาดาทาที่ได้รับการสืบทอดมาจะไม่สามารถแก้ไขหรือเอาออกได้ คุณสามารถทำได้เพียงเพิ่มเติมแนบท้ายหรือเขียนทับเท่านั้น ให้คลิกที่ไอคอนโฟลเดอร์เพื่อไปยังโฟลเดอร์ที่มีการกำหนดเมทาดาทาโดยทันที

การคลิกที่หน่วยข้อมูลย่อยของเมทาดาทาในตารางจะเป็นการแสดงค่าที่มีอยู่สำหรับหน่วยข้อมูลย่อยนั้นในพื้นที่ "ค่าที่มีอยู่แล้วสำหรับ ... " ภายใต้ตาราง คุณสามารถขยายและยุบ "แผนผังค่า" นี้ได้ โดยปกติแล้ว แผนผังค่าจะเป็นรายการที่แสดงค่าทั้งหมดของหน่วยข้อมูลย่อยที่เลือกที่คุณได้เคยป้อนไว้ก่อนหน้านี้ การคลิกรายการจะเป็นการวางรายการลงในเขตข้อมูลค่าโดยอัตโนมัติ ในทางกลับกัน การพิมพ์ข้อความลงในเขตข้อมูลค่าจะเป็นการเลือกรายการในแผนผังค่าที่เริ่มด้วยอักขระที่คุณพิมพ์ การกด [Tab] จะช่วยเติมคำที่คุณพิมพ์ด้วยค่าที่เลือกไว้ให้โดยอัตโนมัติ

คุณสามารถจัดระเบียบค่าเมทาดาทาเป็นลำดับชั้นได้ การดำเนินการนี้มีแสดงในแผนผังค่าที่ใช้โฟลเดอร์สำหรับระดับภายใน คุณสามารถป้อนค่าลำดับชั้นได้โดยใช้อักขระ "I" เพื่อแยกระดับ ตัวอย่างเช่น คุณอาจจะใช้ "Cards|Red|Diamonds|Seven" ในลำดับชั้นเพื่อแสดงสำรับของไพ่ การดำเนินการเช่นนี้จะทำให้คุณสามารถจัดกลุ่มค่าเข้าด้วยกันได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถกำหนดกลุ่มในรูปแบบเมทาดาทาให้กับแฟ้มได้อีกด้วย

โปรแกรมกรีนสโตนจะตัดทอนเมทาดาทาจากเอกสารลงในชุดเมทาดาทาที่มีองค์ประกอบที่นำหน้าด้วย "ex." โดยอัตโนมัติ โดยไม่มีแผนผังค่า และไม่สามารถแก้ไขได้